Kevään kokoukset poikkeustilanteessa

Koronaviruksen aiheuttama tilanne on ikävä ja sillä on vaikutuksia myös yhdistysten sääntömääräisiin kokouksiin. Alla muutamia ohjeita kokousten järjestämiseen.

Jatkoaikaa yhdistysten vuosikokouksille

Hallituksen esityksen mukaan aikaisintaan 30.9.2019 ja viimeistään 31.3.2020 päättyneen tilikauden jälkeen pidettävä yhdistyksen sääntömääräinen kokous voidaan sääntöjen estämättä pitää 30.9.2020 mennessä. Hallitus voi myös päättää valtuutuksen sallimiseksi tai etäosallistumisen järjestämiseksi tarpeellisesta ennakkoilmoittautumisesta kokoukseen. Poikkeus ei koske niitä yhdistyksiä, jotka ovat jo siirtäneet tavallisesti kevätkokouksessa päätettävät asiat syksyn 2020 yhdistyksen kokouksen päätettäviksi. 

Hallitus voi päättää, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä ja valtuutettu voi edustaa yhtä tai useampaa valtuutettua 30.9.2020 mennessä pidettävässä yhdistyksen ja valtuutettujen kokouksessa. 

Yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen 30.9.2020 mennessä pidettävässä yhdistyksen kokouksessa, vaikka tällaista järjestelyä ei ole sallittu säännöissä eikä yhdistys ole hyväksynyt tätä varten laissa tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä.  

Mikäli hallitus päättää siirtää kokouksen ajankohtaa, tulee kokouksen asiat siirtää kokonaisuudessaan.

Tilinpäätös on kirjanpitolain mukaan laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen laatiminen on hallituksen vastuulla. Tilinpäätöksen vahvistamiselle ei ole kirjanpitolaissa säädettyä määräaikaa. Yhdistyslain mukaan tälle päätökselle on säännöissä määrättävä ajankohta. Haittaa ei yleensä aiheudu siitä, vaikka tästä päätettäisiin myöhemmin.

Kun jäsenistölle tiedotetaan asiasta, tulee samalla selkeästi ilmoittaa, että kokous siirretään pidettäväksi myöhempään ajankohtaan. Tätä ajankohtaa ei tarvitse tässä vaiheessa ilmoittaa tarkemmin.

Mikäli kokous päätetään pitää, tulee pitää hyvää huolta siitä, että jäsenillä on mahdollisuus tutustua toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen hyvissä ajoin ja esittää niihin liittyviä kysymyksiä tarvittaessa. On hyvä ottaa huomioon jäsenien mielipiteet, jos kokouksen siirtämistä toivotaan.

Kevätkokous on laillinen ja päätösvaltainen, mikäli se on sääntöjen mukaan oikein koolle kutsuttu ja paikalla on vähintään yksi jäsen. Yhdistyslain mukaan kokous tulee järjestää jossain kokouspaikassa, mutta siihen voi osallistua teknistä apuvälinettä käyttäen. Jäsenillä kuitenkin pitää olla mahdollisuus tulla kokouspaikalle.

Paikallisyhdistyksen hallituksen kokous

Hallituksen kokoukset on mahdollista pitää etäyhteyttä käyttäen. Mahdollisia välineitä ovat esimerkiksi sähköpostikokous, puhelinneuvottelukokous tai jonkun muun sovelluksen kautta järjestettävä etäkokous.

Kannattaa huolehtia erityisen tarkasti siitä, että kaikilla hallituksen jäsenillä yhteys toimii ja on oikeasti mahdollisuus osallistua kokoukseen. Kaikki kokouksen asiakirjat pitää olla myös kaikkien hallituksen jäsenten käytettävissä.

Jos mieleen tulee kysyttävää, ota yhteyttä!

Carita Orlando
toimitusjohtaja