Palkitsemiskeinot voivat olla taloudellisia tai ei-taloudellisia. Ei-taloudellisia palkitsemiskeinoja ovat esimerkiksi urapalkkiot ja sosiaaliset palkkiot, kuten kiitokset ja tunnustukset sekä erilaiset statussymbolit.
Taloudellisesti työntekijää voi palkita esimerkiksi suoraan palkkion muodossa tai epäsuorasti myöntämällä erilaisia vakuutus- ja luontoisetuja. Käytössä on myös muunlaisia verovapaita henkilöstöetuja esimerkiksi lastenhoitoon, liikuntaan ja terveyspalveluihin liittyen.
Yleisesti käytettyjä ovat kannustinjärjestelmät ja muunlaiset tulospalkkausjärjestelmät sekä optio-ohjelmat ja henkilöstölle suunnatut osakeannit. Monessa yrityksessä tärkeitä palkitsemisen muotoja ja palautteen annon välineitä ovat nopeat kerta- tai pikapalkitsemiset.
Palkitseminen voi olla yksilö- tai ryhmäkohtaista. Ryhmien tai tiimien palkitseminen voi usein olla yksilön palkitsemista joustavampi vaihtoehto, josta ei koidu veroseuraamuksia. Esimerkiksi tiimin tai projektiryhmän voi ilman veroseuraamuksia palkita hyvästä työstä yhteisellä kohtuullisella ravintolaillallisella.
Hyvä palkitsemisjärjestelmä on oikeudenmukainen ja tasapainottelee onnistuneesti työ- ja vero-oikeuden sekä henkilöstöjohtamisen risteyksessä.
Jäljempänä käydään läpi yleisesti käytettyjä tapoja järjestää työntekijä palkitseminen.
Verovapaat kollektiiviset henkilöstöedut – erityisesti hyvinvointi ja lahjat
Verovapaat kollektiiviset henkilöstöedut ovat etuja, jotka järjestetään työsuhteen perusteella, mutta eivät ole korvausta tehdystä työstä. Edut tulee tarjota tasapuolisesti kaikille työntekijöille heidän asemastaan tai työn tuloksesta riippumatta. Verovapaat henkilökuntaedut eivät yleensä ole osa työntekijän työsuhteen ehtoja, jolloin työnantaja voi vapaasti päättää etujen tarjoamisesta ja poistamisesta.
On huomattava, että henkilökuntaetu ei ole sama kuin luontoisetu, joka on pääsääntöisesti osa työsuhteen ehtoja ja saajalleen veronalaista ansiotuloa. Luontoisetuja ovat esimerkiksi ravinto-, auto-, polkupyörä- ja asuntoetu, joiden osalta verotus tapahtuu niille määrätyn luontoisetuarvon mukaan.
Polkupyöräetu on kuitenkin verovapaa 1 200 euroon asti. Tämä mahdollistaa melko kalliinkin työsuhdepolkupyörän, sillä pyörän hankintahinta jaetaan viidelle vuodelle. Myös työsuhdematkalippu on verovapaa etu jopa 3 400 euroon asti vuodessa. Nämä molemmat edut ovat melko helppoja työnantajalle ja myös helpottavat työntekijän arkea ja kannustavat liikkumaan.
Hyvinvointi
Koko henkilökunnalle suunnattu työnantajan järjestämä tavanomainen ja kohtuullinen yhteisöllinen virkistys- ja harrastustoiminta on työntekijöille verovapaa etu. Tämä koskee muun muassa tyky-päiviä. Tällaisena etuna pidetään myös työnantajan tarjoamaa enintään 400 euron vuosittaista etua työntekijän omaehtoisesta liikunta- tai kulttuuritoiminnasta. Muita vastaavia tilaisuuksia voivat olla myös yhteiset tapahtumat liittyen kulttuuritoimintaan (kausikortteja urheilu- tai kulttuuritapahtumiin), pikkujoulu- tai kesäjuhlatilaisuuksiin, harrastuskerhoihin, hedelmä-, kahvi- tai virvoitusjuomatarjoiluihin kahvileipineen, aikakausilehtien tilaamiseen, hierontaan työpaikalla taikka lomanviettomahdollisuuksiin.
Työnantajan koko henkilökunnalle tai työnantajan palveluksesta eläkkeellä oleville järjestämä tavanomainen ja kohtuullinen terveydenhuolto on työntekijöille verovapaa etu. Myös sairauskuluvakuutus voi olla verovapaa etu.
Lahjat ja alennukset
Työnantaja voi muistaa työntekijöitään esimerkiksi merkkipäivälahjoilla tai muilla lahjoilla. Nämä ovat verovapaita, kun lahja myönnetään kaikille työntekijöille samoin perustein ja muut verovapaalle lahjalle asetetut edellytykset täyttyvät. Lahja ei saa tässä tilanteessa olla palkkiota hyvästä työsuorituksesta. Esimerkiksi kohtuullisena työntekijän 40-, 50-, 60- tai 70-vuotissyntymäpäivälahjana voidaan antaa enintään kahden viikon bruttopalkan arvoinen lahja. Muun lahjan, esimerkiksi jouluna annettavan joululahjan, on oltava edullinen, käytännössä usein alle sadan euron arvoinen tavara, joka jaetaan kaikille.
Tyypillinen palkitsemistapa on antaa työntekijälle lahjakortti. Tässä on syytä muistaa, että verottaja katsoo rahaan verrattavat lahjat veronalaiseksi tuloksi. Jos lahjan saaja voi vapaasti päättää, mitä lahjakortilla ostaa, lahjakortin arvo tulee ottaa huomioon osana palkkaa. Mikäli lahjakortti on kohdennettu, kyse ei ole veronalaisesta tulosta. Tällainen voi olla esimerkiksi elokuvalahjakortti. Veroseuraamusten välttämisen kannalta olennaista on, että lahjakortilla voi ostaa ainoastaan tietyn ryhmän tuotteita rajatusta valikoimasta.
Lahjakortin voi myös korvata työntekijälle annettavalla tavaralahjalla, jolloin työntekijälle voidaan antaa mahdollisuus valita lahja tietyistä työnantajan valitsemista tavaroista. Tällöin lahjasta ei makseta veroja.
Tavanomaiset ja kohtuulliset henkilökunta-alennukset työnantajan tuottamista tai kaupan pitämistä tavaroista tai palveluksista ovat verovapaita, jos ne ovat kollektiivisesti koko henkilökunnan käytettävissä. Tavanomaisena ja kohtuullisena henkilökunta-alennuksena voidaan pitää saman suuruista alennusta, joka annettaisiin esimerkiksi jälleenmyyjille tai parhaimmalle asiakkaalle.
Verovapaat yksilölliset henkilöstöedut – esimerkkeinä lastenhoitoapu, internet ja sähköauton lataus
Yhä tärkeämmäksi on koettu työnantajan järjestämä lastenhoitoapu. Kun lapsi on sairaana, työnantajan järjestämä lastenhoitaja on työsuhde-etuna työntekijöille veroton. Etätyö, tärkeä työmatka tai muu työhön liittyvä meno on puolestaan verottajan näkökulmasta tilapäistä lastenhoitoapua, jolloin se on yritykselle vähennyskelpoinen kulu ja työntekijälle verotettava etu.
Työnantajan työntekijän työkäyttöä varten järjestämän tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö on työntekijälle verovapaa etu. Yhteys voi olla sekä kotipäätteellä, tabletilla että matkapuhelimessa.
Työntekijälle ei synny veronalaista tuloa, jos työnantaja kustantaa auton lataamisen työpaikalla tai julkisessa latauspisteessä. Auto voi olla työntekijän oma tai käyttöetuauto. Verovapaus koskee täyssähköautoja sekä ladattavia hybridiautoja.
Verovapauden kannalta ei ole merkitystä, vaikka edut annettaisiin vain joillekin työntekijöille, kuten avainhenkilöille.
Kannuspalkkiojärjestelmät
Tulospalkkiot
Tulospalkkion tarkoituksena on toimia peruspalkkaa täydentävänä lisäpalkkana, joka perustuu ennalta sovittujen tavoitteiden saavuttamiseen, kuten asiakaspalvelun parantamiseen tai jonkin tavoitteen toteutumiseen. Kyse on työnantajan vapaaehtoisesta ja yksipuolisesta päätöksestä, minkä perusteella tulospalkkiota maksetaan.
Tulospalkkion maksamisen perusteet voivat muistuttaa huomattavasti palkkiopalkan (bonuspalkka) maksamisen perusteita. Myyntiprovisio ja tuotantopalkkio ovat tyypillisiä palkkiopalkkoja. Palkkiopalkka määräytyy sen mukaan, kuinka hyvin joko henkilön tai ryhmän tavoitteeksi asetettu työtulos saavutetaan.
Tulospalkkiota käytettäessä on tärkeää miettiä sen vaikutuksia verotuksessa. Palkkio on lähtökohtaisesti otettava huomioon esimerkiksi työntekijän vuosilomapalkkaa laskettaessa, jos sitä maksetaan säännöllisesti ja sovitun aikataulun mukaan. Sitä ei kuitenkaan oteta huomioon vuosilomapalkassa, jos työntekijä saa palkkion myös vuosilomansa aikana.
Voittopalkkiot
Yksittäisen voittopalkkion maksamisesta ei yleensä tehdä sopimusta tai päätöstä ennakkoon, vaan sen maksaminen perustuu yrityksen taloudellisiin tunnuslukuihin. Voittopalkkio on kytköksissä esimerkiksi yrityksen liiketaloudelliseen tulokseen ja sen maksamisesta päätetään tilikauden päätyttyä. Voittopalkkion maksamisen voi sitoa pidemmällekin ajanjaksolle henkilöstön sitouttamisen vahvistamiseksi, esimerkiksi kahdelle tilikaudelle.
Kyse on voittopalkkiosta, kun yrityksen liikevoitto on merkittävin palkitsemisperuste. Voittopalkkiota maksetaan koko vakiintuneelle ja pitkäaikaiselle henkilöstölle, eli esimerkiksi kesätyöntekijöille sitä ei tarvitse maksaa. Määrän tarvitse olla rahallisesti jokaiselle työntekijälle yhtä suuri.
Voittopalkkion kustannustehokkuus perustuu siihen, että se ei ole eläkkeen perusteena olevaa työtuloa. Tästä johtuen kustannussäästöä saadaan suoraan lakisääteisistä eläkevakuutusmaksuista. Merkittävää on huomata oikea menettelytapa päätöksenteossa (yhtiökokous) ja toteutuksessa, jotta sitä ei tulkita esimerkiksi bonuksen maksamiseksi.
Rahastot ja vakuutukset
Niin voitto- kuin myös tulospalkkioita voidaan maksaa joko suoraan työntekijälle tai vaihtoehtoisesti henkilöstön omistamaan henkilöstörahastoon, jonka tarkoituksena on tulos- tai voittopalkkioerien ja tiettyjen muiden varojen hallinta. Henkilöstörahastoja koskee henkilöstörahastolaki.
Tietyillä työsuhteeseen liittyvillä eduilla onkin omia erityispiirteitään verotuksessa. Esimerkiksi henkilöstö- tai palkkiorahastoon maksettavista palkkioista ei makseta rahastoon siirrettäessä palkan sivukuluja tai veroja. Kun työntekijä nostaa varojaan rahastosta, nostoista 20 % on verovapaata ja 80 % verotetaan ansiotulona.
Myöskään työntekijöiden vapaaehtoisiin henkilövakuutuksiin tai kollektiiviseen lisäeläkevakuutukseen maksettavia maksuja ei pääsääntöisesti katsota työntekijän palkaksi.
Lopuksi
On tärkeää huomioida, että eri palkitsemisen keinoja käsitellään verotuksessa ja palkkahallinnossa eri tavoin. Yrityksen on huomioitava palkitsemisjärjestelmiä kehitettäessä, miten erilaisia palkitsemistapoja käytetään ja missä laajuudessa. Lisäksi henkilöstön kehittämistavoitteiden lisäksi on pidettävä mielessä ajantasainen verotuskäytäntö sekä lainsäädäntö ja yrityksen liiketaloudelliset tavoitteet. Näissä asioissa kannattaa kysyä neuvoa työsuhdejuristilta tai veroasiantuntijalta.
Vastaajana
Minna Rautonen
Asianajaja, varatuomari, osakas
Asianajotoimisto Ferenda Oy
