Koronatilanne näyttää edelleen jatkuvan ja se tuo omat haasteensa vuosikokousten järjestämiseen. Alueellisesti voi tulla erilaisia rajoituksia kokoontumisiin ja ihmismääriin. Moni yhdistys pohtii miten kokous kannattaa järjestää ja voiko etänä osallistua.
Normaalisti etäosallistumisen edellytyksenä on, että yhdistyksen säännöissä on siitä maininta. Jos etäosallistuminen on sääntöjen mukaan mahdollista, kokouskutsussa on mainittava asiasta.
Eduskunta hyväksyi 15.9.2020 poikkeamislain muun muassa yhdistyslaista koronaepidemian leviämisen rajoittamiseksi. Laki on voimassa 31.6.2021 asti. Lain perusteella etäosallistuminen kokoukseen on mahdollista, vaikka siitä ei olisi säännöissä mainintaa, tai vaikka se olisi yhdistyksen säännöissä kielletty.
Yhdistyksen kokousta (tarkoittaa kevät-, syys- tai vuosikokousta) ei voida korvata kokonaan etäosallistumisella vaan kyseessä on vaihtoehtoinen osallistumismuoto yhdistyksen perinteiseen kokoukseen. Fyysinen osallistuminen on siis edelleen mahdollistettava – eli kokouksella tulee olla jokin fyysinen paikka, johon osallistuja voi ja saa tulla.
Päätökset, joita varten on lain mukaan aina pidettävä perinteinen kokous ovat hallituksen, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien valinta, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus, sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen.
Näissä päätöksissä kokoukseen osallistuminen teknisen apuvälineen avulla on vain perinteisen kokousosallistumisen vaihtoehto. Hallitus voi kokouskutsun yhteydessä tarvittaessa suositella etäosallistumista kokoukseen.
Muissa asioissa etäosallistuminen voidaan määritellä ainoaksi päätöksentekotavaksi. Etäkokoukseen on hyvä liittää ennakkoilmoittautuminen, jonka avulla etäosallistujien määrä kartoitetaan. Jos jollakulla on ongelmia etäosallistumisen suhteen, häntä voidaan vielä tässä vaiheessa opastaa ja auttaa etäohjelmiston käyttämiseen.
Etäosallistumisen käytön edellytyksenä on, että jäsenen osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan varmistaa perinteiseen kokoukseen verrattavalla tavalla. Yhdistyksen säännöissä ja päätöksillä voidaan määritellä edellytykset, joilla esimerkiksi etäosallistujat tunnistetaan, etä-äänen oikeellisuus varmistetaan, etä-äänen vaalisalaisuus ennen kokousta varmistetaan ja etä-äänet otetaan huomioon kokouksen päätöstä tehtäessä.
Tässä on muutamia vaihtoehtoja kokouksen toteuttamiselle:
Kokous järjestetään ulkona
Kokous voidaan järjestää myös ulkona. Kannattaa etsiä tila, jossa on sateen- ja tuulensuoja sekä huomioida että tila ei ole kovin meluisa. Ulkokokouksen järjestäminen onnistuu hyvin, jos osallistujamäärä ei ole kovin iso.
Kokous järjestetään isossa tilassa
Mikäli on mahdollista löytää iso tila kokoukselle, voidaan turvalliset etäisyydet järjestää. Jonkun hallituksen jäsenen on hyvä olla muistuttamassa etäisyyksistä ja ohjeistaa erilaisissa tilanteissa (esim. sisääntulossa, äänestyslippujen jättämäisessä ja poistumisessa). Tilassa kannattaa olla käsidesi tarjolla kaikille osallistujille ja kokouskutsussa kannattaa suositella maskin käyttöä.
Kokous järjestetään etänä
Kokouksella pitää olla fyysinen kokouspaikka myös, jos joku haluaa tulla paikalle. Hallitus voi kuitenkin suositella, että kokoukseen osallistutaan etänä. Läsnäolijoiden henkilöllisyys tarkistetaan kamera- ja ääniyhteydellä. Suljetun lippuäänestyksen järjestämiseen on joitakin vaihtoehtoja. Katso myöhemmin kohta äänestäminen.
Äänestämisen järjestäminen etänä
Kokouksen pitäminen kahdessa osassa
Jos suurin osa jäsenistä osallistuu etänä, voidaan kokous pitää kahdessa osassa. Kokous alkaa sovittuna aikana ja kaikki ehdokkaat puheenjohtajaksi ja hallitukseen tai muihin luottamuselimiin tulee asettua ehdolle tässä kokouksen ensimmäisessä osassa. Tämän jälkeen kokous keskeytetään ja osallistujille ilmoitetaan mihin voi käydä jättämässä äänestyslapun. Ääntenlaskijan tai ääntenlaskijoiden tulee ottaa äänet vastaan suljettuun äänestyslaatikkoon. Kokous voi olla keskeytettynä muutaman tunnin tai muutaman päivän ajan, riippuen siitä kuinka kaukaa osallistujat tulevat. Kun kokousta taas jatketaan sovittuna aikana, äänestyslaatikko avataan ja äänet lasketaan ja kokous viedään loppuun. Voi kuitenkin käydä niin, että äänet menevät tasan ja äänestys joudutaan toteuttamaan uudelleen.
Äänestäminen linkin kautta
Joitakin ohjelmistoja on mahdollista käyttää yksittäisten ja lyhyiden kyselyiden toteuttamiseen. Ohjelmistojen käyttö vaatii joltakin jäseneltä intoa ja aikaa selvittää käytön mahdollisuuksia ja toteutustapoja. Tässä yksi vaihtoehto Kyselynetti https://www.kyselynetti.com/tuotteet
Etäkokouksen tekniikka
Huolehdi asialistasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua osallistujat testaamaan verkkoyhteyttä ennen kokouksen alkamista ja varmistaa, että tietokone, nettiyhteys, kamerayhteys ja äänet toimivat. On myös hyvä varmistaa, että kaikki osallistujat osaavat käyttää keskustelupalstaa (chattia) puheenvuoropyyntöihin.
Tarvittavat materiaalit, tiedostot ja linkit on hyvä avata tietokoneelle ja sulkea kaikki mut tarpeettomat ohjelmat, ikkunat, selaimen välilehdet ja tiedostot. Etäkokouksesta laaditaan pöytäkirja kuten fyysisestäkin kokouksesta.
Puheenjohtajan rooli
Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa, koska puheenvuoron antamisessa toiselle ei voida hyödyntää näköhavaintoon perustuvia vihjeitä. Puheenvuoropyynnöt on selkeintä pyytää chattiyhteyden kautta. Kokouksen alussa voidaan sopia, että keskustelupalstaa ei käytetä muuhun kuin puheenvuoropyyntöihin. Hyviin etäyhteystapoihin kuuluu, että puhuja pitää oman kameransa auki puheenvuoronsa aikana.
